Was ist agiles Arbeiten?

Agiles Arbeiten – immer mehr Unternehmen beanspruchen diesen Begriff für sich. Schließlich steht er für ein modernes Arbeitsumfeld, neue Ansätze und nachweisbaren Erfolg. Sich diesen Trendausdruck nur auf die Fahnen zu schreiben, reicht aber nicht aus, um das damit verbundene Versprechen auch einzulösen. Was agiles Arbeiten ist, was es von klassischer Projektarbeit unterscheidet und wie du es als Führungskraft erfolgreich in deinem Unternehmen einführen kannst, verraten wir dir in diesem Beitrag.

Was ist agiles Arbeiten?

Beim agilen Arbeiten werden Entscheidungen nicht von der Unternehmensführung getroffen, sondern von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Diese organisieren sich in Teams und sind selbst für die Definition und das Erreichen ihrer Ziele verantwortlich. Hier kommt es auf hohe Flexibilität, schnelle Handlungsfähigkeit und Produktivität an. Im Mittelpunkt der agilen Arbeit steht immer die Kundin bzw. der Kunde, denn diese Form der Zusammenarbeit zielt darauf ab, einen frühen Kundennutzen zu generieren.

Was ist der Unterschied zwischen klassischen und agilen Projekten?

Folgt ein Projekt einem bereits vordefinierten Prozess, so eignet sich klassisches Projektmanagement bestens dafür. Schließlich steht hier das Projektende im Fokus und vordefinierte sowie bereits erprobte Schritte führen am schnellsten zum Ziel. Bei der klassischen Projektplanung findet eine hierarchische Verteilung der Aufgaben statt. Der Projektleiter steht an der Spitze dieser Hierarchie und gibt die zu befolgenden Arbeitsschritte sowie die zum Einsatz kommenden Komponenten vor. Die einzelnen Phasen des Projekts werden nun nacheinander von den Teammitglieder abgearbeitet. Erst wenn eine Phase abgeschlossen ist, folgt die nächste.

Diesen linearen Ablauf sucht man bei agilen Projekten vergeblich. Hier verfolgt man als Team dem Ansatz dynamischer Umgebungen. Schließlich sind geplante und erprobte Vorgehensweisen dann hinderlich, wenn man neue Wege beschreiten und Innovationen vorantreiben will. Das Endprodukt ist beim agilen Projekt noch nicht klar definiert, sondern entsteht erst im Laufe des Prozesses. Das verlangt von den Teammitgliedern Dynamik, Anpassungsfähigkeit und ein hohes Maß an Flexibilität. Das Projektteam ist nicht hierarchisch aufgebaut, sondern organisiert sich selbst – seine Mitglieder tragen somit auch die Verantwortung gemeinsam.

Was sind die Bestandteile von agilem Arbeiten?

Hört man den Begriff ‚agiles Arbeiten‘, denken viele Menschen sofort an Scrum oder Kanban. Diese beiden agilen Arbeitsmethoden der Prozesssteuerung sind ein wichtiger Bestandteil der agilen Arbeit – damit diese in einem Unternehmen jedoch erfolgreich implementiert wird, braucht es mehr als agile Methoden. Eine agile Organisation kann erst dann von sich behaupten, dass sie agil arbeitet, wenn Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Unternehmensfokus stehen. Der Weg des agilen Arbeitens führt daher weg von Prozess, Dokumentation, Verhandlung und planmäßigem Arbeiten hin zu Dialog, Kundenorientierung, Offenheit und Innovation.

Was sind die Vorteile von agilem Arbeiten?

Unternehmen, die auf agiles Arbeiten setzen, profitieren von einer höheren Kundenorientierung. Sie können nun schneller auf die Bedürfnisse ihrer Kundinnen und Kunden eingehen, so einen klaren Wettbewerbsvorteil generieren und besser mit Risiken umgehen. Zudem wirkt sich agiles Arbeiten positiv auf die Teammitglieder aus: Das selbstorganisierte Arbeiten führt zu einer motivierten und zugleich entspannten Arbeitsweise. Die Aufhebung einer Hierarchie in der Projektarbeit bedingt des weiteren eine verbesserte unternehmensinterne Transparenz. Warum? Weil alle Teammitglieder die Verantwortung für das Gelingen des Projekts tragen und so zu jederzeit einen besseren Überblick über das haben, was gut läuft und was eventuell verbesserungswürdig ist. So verbessert sich jedes Mitglied des Teams ständig.

Wann ist agiles Arbeiten sinnvoll?

Wenn ein Produkt in einem komplexen Umfeld entsteht, eignet sich agiles Arbeiten für dessen Umsetzung sehr gut. Doch woran erkennt man so ein Umfeld? Dieses ist dann gegeben, wenn Ursache und Wirkung gar nicht oder erst im Nachhinein erkennbar sind und Lösungen nicht während des Prozesses gefunden werden, sondern erst in der Rückschau. Entsteht ein Produkt unter diesen Bedingungen, so bleibt bei der klassischen Projektarbeit ein Großteil des Potentials ungenutzt. Agiles Arbeiten bricht mit den gegebenen Abläufen und erlaubt eine Adaption des Produktes im Zuge der Entwicklungsphase.

Welche Voraussetzungen braucht es für agiles Arbeiten?

Agiles Arbeiten in einem Unternehmen einzuführen, passiert nicht von heute auf morgen. Schließlich müssen die nötigen Voraussetzungen dafür erfüllt werden:

1. Eigenverantwortliches Arbeiten: Agiles Arbeiten setzt voraus, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eigenverantwortlich arbeiten können. Dafür muss das Unternehmen vorab die nötigen Schritte setzen.
2. Umfangreiche Kommunikation: Wer agil arbeitet, arbeitet schnell und flexibel. Damit die Teammitglieder jederzeit auf dem aktuellen Projektstand sind, eignen sich wöchentliche Meetings nicht zum regelmäßigen Austausch. Vielmehr müssen Orte geschaffen werden, in welchen alle Beteiligten ihre eigenen Fortschritte, Ideen und Informationen transparent teilen können. Tools wie Teams oder Slack eigenen sich hierfür hervorragend.
3. Klares Leitbild: Wenn alles flexibel ist, braucht es eine klare Konstante, an der sich alle Teammitglieder orientieren – ein Leitbild. Dieses ist die Grundlage aller Entscheidungen und das Ziel des gesamten Projektes. Das Leitbild muss klar formuliert und den Teammitgliedern offen kommuniziert werden.
4. Orientierung am Kunden: Was wollen die Kundinnen und Kunden? Was brauchen sie in Zukunft? Was wünschen sie sich? Die Perspektive der Kundinnen und Kunden darf nie außer Acht gelassen und muss bei jeder Entscheidung berücksichtigt werden.
5. Offenes Feedback: Flexibles Handeln ist nur dann möglich, wenn Probleme erkannt und offen angesprochen werden. Feedbackschleifen sollten daher ein fixer Bestandteil der Projektarbeit sein und nicht erst an dessen Ende stattfinden.
6. Kurze Zeiträume: Agil zu arbeiten heißt auch, die Zeiträume zu verringern, in denen gedacht, geplant und gehandelt wird. Erstreckt sich ein Entwicklungsprozess bei klassischen Projekten über Monate, so stehen den Teammitgliedern beim agilen Arbeiten höchstens wenige Wochen – sogenannte Sprints – zur Verfügung. Der verkürzte Zeitraum führt dazu, dass schnellere Anpassungen automatisch passieren.

„Das Agile Manifest“

2001 wurde von Expertinnen und Experten der Softwareentwicklung das Agile Manifest formuliert. Dieses bietet Entwicklungsprozessen einen Rahmen, um sie flexibel, schlank und anpassungsfähig zu gestalten. Das Agile Manifest eignet sich dabei nicht nur für die Entwicklung von Software-Produkten, sondern lässt sich ganz allgemein auf die agile Arbeitsweise übertragen. Als Basis des Manifests dienen folgende vier Grundwerte:

1. Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
2. Funktionierende Produkte sind wichtiger als umfassende Dokumentationen.
3. Die Zusammenarbeit mit den Kundinnen und Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen.
4. Die Reaktion auf Veränderungen ist wichtiger als das Befolgen eines gesetzten Plans.

Die 5 Techniken des Agilen Arbeitens

Diese fünf Techniken helfen dir dabei, ein konkretes Projektmanagement aufzusetzen. Sie bieten dir eine klare Vorgehensweise zur praktischen Umsetzung und unterstützen dich bei der erfolgreichen Zusammenarbeit während des Projektes. Diese Techniken fördern die Eigenverantwortung im Team, dessen Flexibilität und steigern die Motivation:

1. Pair Programming: Muss ein neues Produkt programmiert werden, hilft diese Technik dabei, die Aufgabe schneller und besser zu lösen. Wie? Indem zwei Entwicklerinnen oder Entwickler gemeinsam an einem Rechner arbeiten. So verbessert sich die Qualität des Codes und der stattfindende Wissenstransfer wirkt sich positiv auf zukünftige Projekte aus.
2. Task Boards: Auf einem Board werden alle Aufgaben dargestellt – von ‚Anstehend‘ über ‚In Bearbeitung‘ bis zu ‚Erledigt‘. So haben alle Teammitglieder stets eine Übersicht über den aktuellen Prozessstand.
3. Use Cases: Ein Use Case beschreibt ein Szenario, in welchem eine Kundin oder ein Kunde das Produkt nutzt – und das sehr detailliert. Diese Technik eignet sich dafür, die Anforderungen an das Produkt und seine Funktionalitäten zu spezifizieren.
4. Standup Meetings: Diese effizienten Meetings sollten täglich stattfinden und maximal 15 Minuten lang sein. Hier stimmt sich das gesamte Team miteinander ab und plant die nächsten 24 Stunden. Durch den kurzen Zyklus der Meetings, können Probleme rasch erkannt und behoben sowie Entscheidungen schnell getroffen werden.
5. Persona: Die Persona ist der Prototyp einer Gruppe von Anwenderinnen und Anwendern. Sie wird mit deren typischen Merkmalen und Eigenschaften versehen. Jedes Team sollte die Persona so gut kennen, dass man diese bereits als zusätzliches Teammitglieder wahrnimmt. Durch sie erhalten alle Beteiligten ein klares und einheitliches Verständnis der Zielgruppe.

Agiles Arbeiten im Team

Agil arbeiten kann man nur in einem kleinen Team, denn in einem zu großen werden die Kommunikationswege wieder zu lang und die Flexibilität der einzelnen Mitglieder sinkt. Diesem kleinen Team wird vom Unternehmen ein Ziel vorgegeben. Wie es dieses erreicht, ist Sache der Teammitglieder. Sie bündeln ihre vereinten Kompetenzen, um das geforderte Produkt fertigzustellen.

Was hat Agilität und ein agiles Mindset mit Achtsamkeit zu tun?

Zuerst denkt man sich, wer in kürzester Zeit ein Problem in einem selbstorganisierten Team lösen muss, hat nicht die Zeit dafür, sich achtsame Momente zu schaffen. Achtsamkeit wird vielleicht sogar als Gegenpol zur angestrebten Agilität wahrgenommen – das ist jedoch nicht der Fall. Achtsamkeit ist vielmehr eine hervorragende Ergänzung zum agilen Arbeiten. Innehalten, entschleunigen und bewusstes Handeln hilft in stressigen Situationen enorm dabei, akute Probleme zu lösen. Achtsamkeit ist schließlich der Weg, um aus Automatismen auszusteigen, Geschehenes aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten und sich nicht von störenden Emotionen einnehmen zu lassen. Und das ist bei einer agilen Arbeitsweise nur förderlich.

Agiles Arbeiten durch Achtsamkeit fördern: Support für dein Unternehmen

Willst du agile Prozesse in deinem Unternehmen einführen? Dann tust du gut daran, die agile Transformation auf eine achtsame Basis zu stellen. Der Mindful Leadership Workshop am Mindful Leadership Institut hilft dir dabei, Achtsamkeit in deinem Unternehmen zu fördern und deine eigene Leistungsfähigkeit, Gesundheit und Kreativität ebenso zu verbessern wie die deines Teams.

Zudem kannst du dich am Mindful Leadership Institut zu einer Achtsamkeitstrainerin bzw. einem Achtsamkeitstrainer im Führungskontext oder zu einer zertifizierten Beraterin bzw. einem zertifizierten Berater für Achtsamkeit in Organisationen ausbilden lassen. Während dieser Ausbildungen zeigen dir erfahrene Trainerinnen und Trainer Wege auf, wie du dein agil arbeitendes Team durch Methoden der Achtsamkeit unterstützen kannst.

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